Dati legali obbligatori

Gli obblighi di pubblicazione sul sito web dei dati della società (o di impresa individuale) si differenziano a seconda della tipologia (società di capitali, di persone o impresa individuale). I riferimenti legislativi sono i seguenti:

• art. 2199 C.C. (obbligo di indicare il registro di iscrizione negli atti e nella corrispondenza)
• art. 2250 C.C. (dati obbligatori da pubblicare in atti, corrispondenza e spazi elettronici)
• art 2630 cc (Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi)
• art. 35 D.P.R. n. 633/1972 comma 1 e risoluzione n. 60 del 16/05/2006 (obbligo di indicazione della partita IVA)

I dati obbligatori devono essere pubblicati in una pagina facilmente trovabile dal visitatore del sito, proprio per questo motivo è consuetudine inserirli nella pagina dei contatti, oppure in una pagina apposita che riporti tutti i dati legali . La partita IVA deve essere pubblicata obbligatoriamente in home page

• La denominazione completa;
• L’indirizzo e la città della sede legale;
• La partita IVA (home page);
• La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
• Il codice fiscale e registro imprese;
• Il numero REA;
• Il capitale sociale (l’importo e la quota versata) solo società di capitali;
• L’eventuale stato di liquidazione della società;
• L’eventuale stato di società unipersonale ( solo società di capitali);
• L’eventuale società o ente di direzione e coordinamento alla quale è soggetta solo società di capitali;
• L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), anche se non obbligatorio per questioni di trasparenza.

Ricordiamo che i dati obbligatori visti sopra devono essere riportati anche negli atti e nella corrispondenza, è quindi necessario inserirli anche nelle comunicazioni email (ad esempio nella firma), oltre che sui documenti fiscali e contabili.

L’indicazione dei dati obbligatori su atti e corrispondenza vale anche per società di persone, non solo per le società di capitali. Per le imprese individuali, oltre alla partita IVA sulla home page del sito rimane l’obbligo di indicare il registro imprese di iscrizione su atti e corrispondenza.

Per quanto riguarda le sole società, la normativa parla di “spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico“, quindi è da ritenersi inclusa anche la pubblicazione sui vari canali social della società stessa, oltre che sul sito internet. Ecco come possiamo utilizzare gli spazi messi a disposizione dai social più diffusi, per inserire i dati obbligatori.

Sul sito internet è necessario pubblicare l’informativa sulla privacy come indicato dall’art. 13 del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (“codice in materia di protezione dei dati personali”).

è diventata operativa anche la norma che obbliga ad inserire sui siti internet tutte le informazioni relative a cookies raccolti durante la navigazione degli utenti. La Direttiva Europea 2009/136 è stata recepita dal provvedimento del Garante della Privacy n. 229 dell’8 Maggio 2014 e pubblicate su G.U. del 3 Giugno 2014; è necessario quindi (scadenza Maggio 2015) il sito sia rispondente a quella che spesso viene definita EU Cookies Law.

Per seguire correttamente le indicazioni del provvedimento del Garante della Privacy è necessario inserire una pagina sul sito internet dove siano riportati tutti i cookies raccolti (che possono essere sia creati appositamente per il funzionamento del sito sia installati per l’utilizzo di servizi di terzi) e come questi vengono utilizzati.

Anche il semplice utilizzo di servizi di monitoraggio delle statistiche di navigazione (ad esempio Google Analytics) comporta l’installazione di cookies sul dispositivo del visitatore per cui è necessario indicare questa situazione nella pagina di informativa.

La pagina riportante l’informativa cookies deve essere facilmente trovabile dall’utente e spesso viene linkata anche dalla pagina di informativa privacy. La legge impone anche che sia mostrato all’utente un popup già nella home page del sito, per garantire che egli sia a conoscenza fin da subito dell’installazione di cookies sul suo dispositivo. Tecnicamente, in realtà, non si tratta di un vero e proprio popup, ma semplicemente di un elemento con posizionamento fixed sovrapposto al contenuto della stessa, ma per comodità continuerò a definirlo popup nel resto dell’articolo.

Il popup che viene mostrato all’utente solitamente una frase simile a questa:
“Utilizziamo dei cookies per migliorare l’esperienza d’uso presente e futura del nostro sito web. Continuando la navigazione accetti la nostra informativa sui cookies“
Inoltre deve essere presente il link alla pagina dell’informativa e solitamente è presente anche un pulsante di esplicita autorizzazione da parte dell’utente.

L’obbligo di pubblicare la Partita IVA sulla home page del sito per i soggetti passivi è confermato anche dall’art. 35, D.P.R. 633/1972, modificato dall’art. 2, D.P.R. 404/2001, mentre la R.M. 16 maggio 2006, n. 60/E sottolinea che l’onere di pubblicazione riguarda anche siti web utilizzati per motivi pubblicitari.

Per le aziende che svolgono attività di commercio elettronico, l’art. 7, D.Lgs. 70/2003 impone di rendere accessibili gli estremi del venditore (domicilio o sede legale) e del prestatore (compresa posta elettronica), il numero di iscrizione Rea o Registro Imprese; indicazione ed estremi dell’autorità competente in caso di attività soggetta a concessione, licenza o autorizzazione.